PR-Events effektiv gestalten: Von der Idee zum Event

1. Zieldefinition: Was soll mit dem Event erreicht werden? Wer ist die Zielgruppe?
2. Termin: Für den optimalen Termin braucht es Fingerspitzengefühl bei der Abstimmung mit Kunden, Referenten, Terminen der Konkurrenz, Urlaubszeiten/Schulferien etc. Er sollte mit dem Produktlaunch einhergehen und einen Vorlauf für die Berichterstattung berücksichtigen. Die Location sollte zur Zielgruppe und zum Thema des Events passen.
3. Locations: Beliebt sind Veranstaltungsorte, die für die Teilnehmer neu sind und das Event zu einem Highlight machen (z.B. ein neues Restaurant, eine spektakuläre Event-Location etc.).
4. Motto/PR-Hook/Programm: Ein kreatives Veranstaltungsthema macht neugierig und sorgt für Spannung im Vorfeld. Das Programm sollte Highlights und ggf. auch interaktive Elemente beinhalten (Publikumsfragen, Workshops und Breakout-Sessions).
5. Einladungsmanagement: Frühzeitige Einladung von Gästen/Speakern, Presse und Influencern. Ein Save-The-Date bietet der Zielgruppe die Möglichkeit, sich dieses Datum frei zu halten und eventuelle Planungsdetails für die Anreise einkalkulieren zu können.
6. Ablaufplanung: Ein detaillierter Zeitplan stellt den reibungslosen Ablauf sicher und sorgt dafür, dass alle Beteiligten sich entsprechend vorbereiten können.
7. Technik & Ausstattung: Beleuchtung, Sound und Präsentationsmedien müssen perfekt abgestimmt sein. Sicherheit bietet ein Techniker vor Ort, der während der gesamten Veranstaltung bei technischen Problemen schnell eingreifen kann.
8. Catering/Dekoration: Je nach Event-Typ können Buffet, Menü, Flying Buffet oder Food Stations gewählt werden. Dabei sollten Fleisch, Fisch, vegetarische & vegane Optionen angeboten und Gluten- bzw. Laktoseunverträglichkeiten oder Nussallergien berücksichtigt werden. Frische Zutaten garantieren besseren Geschmack und Nachhaltigkeit! Nichtalkoholische Getränke kommen oft besser an. Optimalerweise lässt man sich von einem regionalen Catering-Service beraten und berücksichtigt bei der Auswahl ggf. auch Farben der Marke/Jahreszeit und aktuelle Food-Trends.
9. Presse-Materialien und Give-aways transportieren die Botschaft: Dazu gehört die Pressemappe (physisch oder digital) mit Pressemitteilung, Hintergrundinfos zum Unternehmen/Produkt, hochwertige Bilder und Infografiken, Ansprechpartner für Medienanfragen, QR-Code mit digitalem Pressematerial. Praktisch für Journalisten zum Mitschreiben sind Notizbuch und Stift sowie eine Event-Agenda und Speaker-Liste als Überblick über das Programm. Produktmuster zum Testen und Mitnehmen sind natürlich das Highlight und sprechen, wenn hochwertig, für sich. Zusätzliche Give-aways sind dann überflüssig. Andernfalls empfiehlt sich bei der Auswahl von Give-aways auf Originalität und Nachhaltigkeit zu achten.
10. Nachbereitung und Erfolgskontrolle: Nach dem Event ist es essenziell, den Erfolg zu messen. Dazu gehört, Feedback von Teilnehmern und Referenten einzuholen, um wertvolle Rückmeldungen zu erhalten. Außerdem sollten die Ergebnisse des Events ausführlich dokumentiert werden, um die bedeutsamsten Erkenntnisse festzuhalten. Es ist ebenfalls wichtig, Follow-ups durchzuführen, um den Kontakt zu den Teilnehmern zu pflegen und mögliche Fragen zu klären. Abschließend erfolgt eine Erfolgsanalyse, bei der anhand von Teilnehmerzahlen, Medienberichten und der Zielerreichung bewertet wird, ob das Event die gewünschten Ergebnisse erzielt hat.

• Webinare und Online-Pressekonferenzen: Unternehmen können gezielt Medienvertreter und Fachleute erreichen.
• Virtuelle Produktpräsentationen: Durch interaktive Elemente wie 3D-Demos oder Augmented Reality wird das Erlebnis greifbarer.
• Live-Streams und Social-Media-Events: Direkte Interaktion mit dem Publikum durch Q&A-Sessions oder Live-Chats.
• Digitale Messen und Networking-Events: Teilnehmer können sich virtuell vernetzen und Vorträge verfolgen.

Obwohl digitale Events flexibler sind, erfordern sie eine ebenso sorgfältige Planung wie Live-Events. Wichtige Punkte sind:

1. Technische Infrastruktur: Die Wahl der richtigen Plattform (z. B. Zoom, Microsoft Teams, YouTube Live) ist entscheidend. Dabei sollten Backup-Lösungen für Internetprobleme oder Serverausfälle eingeplant werden.
2. Content-Strategie: Spannende Inhalte machen die Teilnehmer neugierig.
3. Interaktionsmöglichkeiten: Live-Chats, Umfragen oder Breakout-Sessions fördern die Beteiligung.
4. Promotion & Einladung: Online-Marketing-Strategien wie E-Mail-Kampagnen und Social-Media-Ankündigungen sind elementar.
5. Give-aways für digitale Presse-Events („Press Kits“, „PR Packages“, „Media Kits“ oder „Influencer Kits“) sind speziell zusammengestellte Pakete, die vorab an Journalisten, Influencer oder Content Creator geschickt werden, um ein neues Produkt oder eine Marke zu präsentieren. Diese Pakete steigern Vorfreude, Interaktion und Social-Media-Präsenz. Typische Inhalte sind personalisierte Produkte, Produktproben oder exklusive Artikel (limitierte Editionen oder besondere Goodies), handgeschriebene Notizen oder personalisierte Karten (um die persönliche Bindung zu stärken) sowie digitales Pressematerial (Bilder, Videos, Pressemitteilungen).
6. Follow-Up: Nach dem Event sollten Teilnehmer durch Nachfassaktionen weiter eingebunden werden.

Fazit: Die richtige Event-Strategie wählen

Die Organisation eines PR-Events ist aufwändig und erfordert eine detaillierte Planung! Ein gelungenes PR-Event stärkt den emotionalen Bezug zur Marke durch ein beeindruckendes Event-Erlebnis und kann wesentlich zum Image-Upgrading einer Marke beitragen.

Ob live oder digital – die Wahl des passenden PR-Events hängt von den Zielen, der Zielgruppe und den verfügbaren Ressourcen ab. Während Live-Events besonders für persönliche Interaktion und emotionale Bindung geeignet sind, punkten digitale Events mit Flexibilität und Reichweite. Eine Kombination beider Formate kann eine besonders wirkungsvolle PR-Strategie darstellen (sog. Hybrid-Events). So kann man überregional Gäste an einem ortsgebundenen Live-Event teilnehmen lassen.